1 المرونة التشغيلية

توفير السيولة اللازمة للمصروفات العاجلة والطارئة في مواقع العمل المختلفة، مما يضمن استمرارية العمل دون توقف بسبب نقص المستلزمات أو الخدمات الضرورية.

2 تسريع العمليات

تجنب الإجراءات البيروقراطية الطويلة للمصروفات البسيطة والمتكررة، مما يوفر الوقت والجهد ويزيد من كفاءة العمل في المشاريع.

3 تلبية احتياجات المشاريع البعيدة

تمكين مديري المشاريع في المواقع النائية من تغطية المصروفات الضرورية دون الحاجة للرجوع إلى المركز الرئيسي في كل مرة.

4 دعم الموظفين

مساعدة الموظفين في مواجهة الظروف المالية الطارئة مما يعزز استقرارهم الوظيفي ويزيد من ولائهم للشركة.

5 تحسين الكفاءة

تقليل الوقت والجهد المبذول في إجراءات الصرف للمصروفات البسيطة، مما يسمح للموظفين بالتركيز على مهامهم الأساسية.

1 التحقق من المشروعية

لا يجوز الموافقة على صرف أي عهدة نقدية إلا بعد التحقق من مشروعية صرفها في ضوء اللائحة المالية للشركة.

2 الموافقة المسبقة

يجب الحصول على موافقة السلطة المختصة طبقاً لجدول صلاحيات الصرف والاعتماد.

3 التحقق من العهد السابقة

الكشف على ما قد يكون سبق صرفه من عهد ولم تُسوى لذات الشخص أو لذات الغرض.

4 توقيت الصرف

لا يجوز صرف أي عهدة مؤقتة في الشهر الأخير من السنة المالية إلا في الأحوال التي يكون من المؤكد إنجاز العمل الصادر من أجله العهدة قبل نهاية السنة المالية.

5 العهد المستديمة

يتم طلب العهدة المستديمة في أول شهر من السنة المالية من كل عام ويجب اعتمادها من السلطة المختصة.

1 المتابعة المستمرة

تلتزم الإدارة المالية بالمتابعة الدائمة لأرصدة العهد النقدية للعمل على تسويتها أولاً بأول في المواعيد المحددة.

2 الاستقطاع في حالة عدم التسوية

استقطاع قيمة العهد من أول مستحقات لذوي العهد في حالة عدم تسويتها في الموعد المحدد.

3 مراقبة العهد الراكدة

يجب تخفيض العهدة أو استعاضتها بالكامل إلى خزينة الشركة في حالة إذا كانت عهدة راكدة لم تستخدم لمدة أكثر من شهر.

4 الإقفال الشهري

التنبيه على أرباب العهد النقدية بضرورة إقفال العهدة النقدية قبل نهاية كل شهر، بحيث يتم تسوية جميع المصروفات التي صُرفت من هذه العهدة في نفس الشهر الذي صُرفت فيه.

5 تسوية العهد المستديمة

في حالة العهد المستديمة يجب تسوية الأجزاء المُنصرفة منها في نفس الشهر الذي صُرفت فيه.

1 الإقفال عند انتهاء الغرض

يجب إقفال العهد النقدية بمجرد انتهاء الغرض الذي صرفت من أجله.

2 مدة التسوية للعهد المؤقتة

يجب أن يتم تسوية العهد النقدية المؤقتة في خلال فترة لا تزيد عن 15 يوماً من تاريخ صرفها لطالب العهدة وذلك طبقاً للائحة المالية للشركة.

3 الإقفال السنوي

يجب رد المبالغ المتبقية بدون صرف من العهدة المستديمة في نهاية كل سنة مالية بحيث يتم إقفال رصيد حساب العهدة في نهايتها.

4 الظهور في الحسابات الختامية

يجب أن تظهر العهد في الحسابات الختامية خالية منها على أن تُجدد في أول السنة المالية التالية.

1 الجرد السنوي

يجب إجراء جرد للعهدة النقدية المستديمة في نهاية السنة المالية بصفة عامة.

2 الجرد المفاجئ

يجوز إجراء جرد للعهدة النقدية في أي وقت خلال السنة لأي هدف قد تراه الإدارة المالية.

3 لجنة الجرد

يجب أن تتم إجراءات الجرد من خلال لجنة يتم تشكيلها مكونة من مسئول الحسابات العامة ومسئول رقابة الجودة المالية.

4 معالجة الفروق

يتم توريد الزيادة عند جرد العهدة النقدية بخزينة الشركة، أما في حالة اكتشاف عجز يدفعه صاحب العهدة باعتماد السلطة المختصة طبقاً لحدود الصلاحيات مع إجراء تحقيق قانوني مُعتمد.

1 مدة الخدمة

يجب أن يكون الموظف قد أمضى في العمل بالشركة مدة لا تقل عن سنة تعاقدية كاملة.

2 السجل الوظيفي

لا يجوز الموافقة على منح السُلفة النقدية للموظف في حالة وجود أي خطابات إنذار أو لفت نظر سابقة قد تم إصدارها للموظف.

3 تسوية السلف السابقة

لا يحق للموظف الحصول على سُلفة نقدية جديدة حتى يتم تسديد آخر سُلفة قد حصل عليها.

4 الحد الأقصى للسلفة

لا يجوز أن يتعدى مبلغ السلفة مرة ونصف من الراتب الشهري الصافي للموظف إلا في حالات استثنائية معينة تتطلب موافقة الرئيس التنفيذي للمجموعة.

1 السلفة المؤقتة تحت حساب المرتب

يجوز منح سُلفة مؤقتة للموظف تحت حساب المُرتب بشرط أن يكون ذلك بعد اليوم الخامس عشر من كل شهر وبحد أقصى نصف الأجر الشهري له ويلزم استقطاع المبلغ بالكامل من مرتب الشهر القادم.

2 السلفة طويلة الأجل

تصرف لمواجهة الظروف الشخصية للموظف وتسدد على أقساط شهرية.

3 السلفة الاستثنائية

تمنح في حالات خاصة مثل الظروف الصحية الطارئة أو الكوارث، وتتطلب موافقة الإدارة العليا.

1 مدة السداد

يتم تقسيط أقساط السُلفة على 6 أشهر كحد أقصى وذلك طبقاً للائحة المالية للشركة.

2 تمديد فترة السداد

في حالة طلب تقسيط السلفة لأكثر من 6 أشهر، يلزم توافر موافقة الرئيس التنفيذي للمجموعة.

3 آلية الاستقطاع

يتم استقطاع أقساط السلفة من راتب الموظف الشهري بشكل تلقائي.

4 التسوية عند انتهاء الخدمة

في حالة انتهاء خدمة الموظف لأي سبب، يتم خصم المتبقي من السلفة من مستحقات نهاية الخدمة.

1 أتمتة نظام العهد والسلف

• استخدام برامج متخصصة لإدارة العهد والسلف تتكامل مع النظام المالي للشركة.
• تطبيق نظام إلكتروني لطلب واعتماد وتسوية العهد والسلف.
• إنشاء تقارير آلية دورية لمتابعة أرصدة العهد والسلف وتواريخ استحقاقها.

2 تطوير السياسات والإجراءات

• مراجعة وتحديث سياسات العهد والسلف بشكل دوري لتتناسب مع متطلبات العمل.
• وضع معايير واضحة ومحددة لمنح العهد والسلف.
• تبسيط إجراءات تسوية العهد لتشجيع أصحاب العهد على التسوية في المواعيد المحددة.

3 تعزيز الرقابة الداخلية

• تطبيق مبدأ الفصل بين المهام في إدارة العهد والسلف.
• إجراء جرد دوري ومفاجئ للعهد النقدية.
• تفعيل دور المراجعة الداخلية في فحص وتقييم نظام العهد والسلف.

4 التدريب والتوعية

• تدريب الموظفين المعنيين على سياسات وإجراءات العهد والسلف.
• توعية أصحاب العهد بأهمية الالتزام بضوابط الصرف والتسوية.
• نشر ثقافة الترشيد في استخدام العهد النقدية.

1 التأخر في تسوية العهد

الحلول المقترحة:

• وضع نظام للحوافز والجزاءات مرتبط بالالتزام بمواعيد التسوية.
• تبسيط إجراءات التسوية وتوفير نماذج موحدة.
• إرسال تنبيهات دورية لأصحاب العهد قبل موعد التسوية.

2 ضعف المستندات المؤيدة للصرف

الحلول المقترحة:

• وضع معايير واضحة للمستندات المطلوبة لكل نوع من أنواع المصروفات.
• تدريب أصحاب العهد على كيفية الحصول على المستندات الصحيحة والكاملة.
• رفض تسوية المصروفات غير المدعمة بمستندات مقبولة.

3 تعدد العهد وصعوبة متابعتها

الحلول المقترحة:

• تحديد سقف لعدد العهد التي يمكن صرفها في نفس الوقت.
• استخدام نظام آلي لمتابعة العهد وتواريخ استحقاقها.
• تعيين مسؤول محدد لمتابعة العهد في كل إدارة أو مشروع.