الخطوات الاحترافية لتولي المحاسب الجديد مهامه في شركة مقاولات صغيرة دون تسلم العمل من المحاسب السابق

عندما يتولى محاسب جديد مسؤولياته في شركة مقاولات صغيرة دون أن يتمكن من تسلم العمل بشكل رسمي من المحاسب السابق، فإنه يواجه تحديات كبيرة تتطلب منهجية منظمة ودقيقة للتعامل معها. يعتبر هذا الموقف من المواقف الشائعة في قطاع المقاولات، حيث قد تنتهي علاقة العمل مع المحاسب السابق بشكل مفاجئ أو دون إتمام عملية تسليم وتسلم سليمة. في هذا المقال، نستعرض الإجراءات المنهجية التي يجب على المحاسب الجديد اتباعها للسيطرة على الوضع المالي للشركة وضمان استمرارية العمل المحاسبي بكفاءة.

الجرد الشامل للسجلات والمستندات المالية

تبدأ رحلة المحاسب الجديد بإجراء جرد شامل ومنظم لجميع السجلات والمستندات المالية المتوفرة في الشركة. تعتبر هذه الخطوة حجر الأساس الذي سيبني عليه فهمه للوضع المالي الحالي. يتضمن هذا الجرد تجميع وتصنيف كافة الملفات المالية سواء كانت ورقية أو إلكترونية، مثل دفاتر اليومية، سجلات المشتريات والمبيعات، كشوف الحسابات البنكية، ملفات الضرائب، وعقود المشاريع الجارية والمنتهية.

من الضروري أن يقوم المحاسب بتصنيف هذه المستندات بطريقة منهجية حسب نوعها وتاريخها، مع إنشاء قائمة جرد تفصيلية توضح محتوى كل مستند والفترة الزمنية التي يغطيها. هذا التنظيم سيساعده لاحقاً في تحديد الفجوات في المعلومات والبيانات المالية.

في حال عدم وجود نظام أرشفة واضح في الشركة، يمكن للمحاسب إنشاء هيكل تنظيمي جديد يتضمن مجلدات منفصلة (ورقية وإلكترونية) لكل نوع من المستندات، مع استخدام نظام ترميز واضح يسهل عملية الرجوع إليها عند الحاجة. كما يجب عليه التأكد من وجود نسخ احتياطية للملفات الإلكترونية، وإنشاء هذه النسخ فوراً إذا لم تكن موجودة لضمان أمن وسلامة البيانات المالية للشركة.

التقييم الشامل للوضع المالي الحالي

بعد الانتهاء من جمع وتنظيم المستندات المتاحة، ينتقل المحاسب إلى مرحلة إجراء تقييم شامل ودقيق للوضع المالي الحالي للشركة. يعتبر هذا التقييم بمثابة تشخيص للصحة المالية للشركة، ويتضمن عدة إجراءات أساسية:

أولاً، مراجعة الحسابات البنكية ومطابقتها مع السجلات المحاسبية المتوفرة، وتحديد الأرصدة الحالية بدقة. من المهم فحص كشوف الحسابات البنكية لآخر ثلاثة أشهر على الأقل للحصول على صورة واضحة عن حركة الأموال في الشركة.

ثانياً، مراجعة سجلات المشتريات والمبيعات، وتحديد قائمة بالموردين والعملاء الرئيسيين للشركة، مع توثيق أرصدة حساباتهم الحالية. هذه المعلومات ستساعد في فهم العلاقات التجارية للشركة وحجم التعاملات مع كل طرف.

ثالثاً، فحص حالة المشاريع الجارية من الناحية المالية، بما في ذلك تكاليفها المتكبدة حتى الآن، والإيرادات المحققة، والمستخلصات المقدمة والمعتمدة، والدفعات المستلمة والمتبقية. هذا التحليل سيوفر فهماً عميقاً لمصادر الدخل الحالية والمتوقعة للشركة.

رابعاً، إعداد قائمة شاملة بالالتزامات المالية العاجلة التي تواجه الشركة، مثل الضرائب المستحقة، والرواتب، والدفعات المستحقة للموردين، وأقساط القروض إن وجدت. يجب تحديد المواعيد النهائية لهذه الالتزامات وترتيبها حسب الأولوية لضمان الوفاء بها في الوقت المناسب وتجنب أي غرامات أو مشكلات قانونية.

تحديد وتوثيق الثغرات في البيانات المالية

خلال عملية التقييم، سيكتشف المحاسب الجديد حتماً وجود ثغرات وفجوات في المعلومات والبيانات المالية للشركة. قد تتنوع هذه الثغرات بين فترات زمنية غير مغطاة في السجلات، أو معاملات غير موثقة بشكل كامل، أو تناقضات بين السجلات المختلفة، أو حتى غياب بعض المستندات الأساسية.

من الضروري أن يقوم المحاسب بتوثيق هذه الثغرات بدقة وتفصيل، مع تحديد طبيعتها وتأثيرها المحتمل على الوضع المالي للشركة. هذا التوثيق سيشكل أساساً لخطة العمل المستقبلية لمعالجة هذه الفجوات واستكمال البيانات المفقودة.

للحصول على المعلومات المفقودة، يمكن للمحاسب اتباع عدة استراتيجيات فعالة:

التواصل المباشر مع الإدارة العليا للشركة، ومديري المشاريع، والموظفين الرئيسيين الذين قد يمتلكون معلومات أو مستندات تساعد في سد الفجوات المعلوماتية. غالباً ما يكون لدى هؤلاء الأشخاص فهم عميق لعمليات الشركة ويمكنهم تقديم رؤى قيمة.

مراجعة المراسلات السابقة مع العملاء والموردين، والتي قد تحتوي على معلومات مهمة حول الاتفاقيات والالتزامات المالية. يمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني والعقود والاتفاقيات مصدراً غنياً بالمعلومات التي تساعد في إعادة بناء الصورة المالية الكاملة.

الاستعانة بكشوف البنوك والفواتير المتاحة لإعادة بناء المعلومات المفقودة قدر الإمكان. يمكن من خلال تحليل حركة الحسابات البنكية استنتاج طبيعة المعاملات المالية التي تمت خلال الفترات غير الموثقة.

وضع خطة عمل للمهام العاجلة

بناءً على نتائج التقييم الشامل وتحديد الثغرات، يقوم المحاسب بإعداد خطة عمل متكاملة تتضمن قائمة بالمهام العاجلة التي تتطلب اهتماماً فورياً. تشمل هذه المهام عادةً:

تسوية الحسابات البنكية وتحديث سجلاتها

يجب إجراء تسوية دقيقة لجميع الحسابات البنكية للشركة، ومطابقتها مع السجلات المحاسبية، وتحديث هذه السجلات بأحدث المعاملات. هذه الخطوة ضرورية لضمان دقة البيانات المالية وتوفير أساس سليم لاتخاذ القرارات.

متابعة الفواتير المستحقة للدفع وتحديد أولويات السداد

يجب إعداد قائمة شاملة بجميع الفواتير المستحقة للدفع، مع تحديد مواعيد استحقاقها وترتيبها حسب الأولوية. هذا سيساعد في إدارة التدفق النقدي للشركة بكفاءة وتجنب تأخير المدفوعات الحرجة.

متابعة المستحقات من العملاء وإعداد خطة لتحصيلها

يجب تحديد جميع المبالغ المستحقة من العملاء، وتصنيفها حسب فترة التأخير، ووضع خطة منهجية لتحصيلها. قد يتطلب ذلك التواصل المباشر مع العملاء، وإرسال تذكيرات، وفي بعض الحالات اتخاذ إجراءات قانونية.

تحديث سجلات الرواتب والتأكد من دقتها

يجب مراجعة وتحديث سجلات الرواتب والتأكد من دقتها، بما في ذلك الاستقطاعات الضريبية والتأمينات الاجتماعية. هذا أمر بالغ الأهمية لضمان الامتثال للقوانين واللوائح المعمول بها.

مراجعة الالتزامات الضريبية العاجلة

يجب تحديد جميع الالتزامات الضريبية العاجلة، مثل ضريبة القيمة المضافة، وضريبة الدخل، وضريبة كسب العمل، والتأكد من الامتثال للمواعيد النهائية لتقديم الإقرارات وسداد المستحقات. هذا سيساعد في تجنب الغرامات والعقوبات.

تقييم حالة المشاريع الجارية وتحديث سجلاتها

يجب إجراء تقييم شامل لحالة المشاريع الجارية من الناحية المالية، وتحديث سجلاتها، وتحديد أي مشكلات أو مخاطر محتملة. هذا سيساعد في ضمان تنفيذ المشاريع وفقاً للميزانيات المحددة وتحقيق الأرباح المتوقعة.

التواصل الفعال مع الإدارة

من الضروري أن يحافظ المحاسب الجديد على تواصل مستمر وفعال مع إدارة الشركة خلال هذه المرحلة الانتقالية. يجب عليه تقديم تقارير دورية عن التقدم المحرز في تقييم الوضع المالي ومعالجة الثغرات، وإبلاغ الإدارة بأي مشكلات أو مخاطر تم اكتشافها.

كما يجب عليه مشاركة خطة العمل المقترحة للتعامل مع المهام العاجلة، والحصول على الدعم اللازم وتوفير الموارد المطلوبة لتنفيذها. هذا التواصل الشفاف سيساعد في بناء الثقة بين المحاسب والإدارة، وضمان تعاونهم في معالجة التحديات المالية التي تواجه الشركة.