العهدة في شركات المقاولات: دليل شامل للإدارة المالية الفعالة

تعتبر العهد النقدية من الأدوات المالية الأساسية في إدارة شركات المقاولات، حيث تساهم في تسهيل العمليات اليومية وتوفير المرونة اللازمة لإنجاز المهام بكفاءة. يقدم هذا المقال شرحاً تفصيلياً لمفهوم العهدة في شركات المقاولات، أنواعها، أهميتها، وإجراءات إدارتها بشكل احترافي.

مفهوم العهدة في شركات المقاولات

العهدة النقدية هي مبلغ من المال يتم صرفه من خزينة الشركة إلى أحد العاملين بها لتمكينه من إنجاز مهام محددة تتطلب صرف نفقات عاجلة أو متكررة. تعتبر العهدة أداة مالية مهمة في شركات المقاولات نظراً لطبيعة عملها التي تتطلب توفر سيولة نقدية في مواقع العمل المختلفة لمواجهة المصروفات العاجلة والطارئة.

أنواع العهد النقدية في شركات المقاولات

تنقسم العهد النقدية في شركات المقاولات إلى نوعين رئيسيين:

1. العهد المستديمة

العهدة المستديمة هي مبلغ ثابت يصرف لموظف معين لتغطية المصروفات المتكررة والدورية، ويتم استعاضة ما يصرف منها بشكل دوري. تتميز هذه العهدة بأنها مستمرة ولا تنتهي بانتهاء غرض معين، بل تظل قائمة طالما استمرت الحاجة إليها.

إجراءات إدارة العهدة المستديمة:

1. يقوم المدير المالي بوضع نظام للعهدة المستديمة وفقاً للائحة الداخلية للشركة مع مراعاة احتياجات مواقع العمل المختلفة.
2. يمسك صاحب العهدة دفتراً خاصاً أو حساباً لقيد مصروفات العهدة بالتفصيل.
3. يجب تأييد جميع المصروفات بالمستندات الدالة على الصرف والمعتمدة من السلطة المختصة.
4. في الحالات التي يصعب فيها الحصول على مستندات (مثل شراء طوابع بريد أو مصروفات انتقال)، يكتفى بتوقيع من قام بالصرف واعتماد المدير المختص.
5. يتم استعاضة ما يصرف من العهدة بشيك عندما تصل إلى حد معين.
6. يجب تسوية العهدة في نهاية السنة المالية (31 ديسمبر من كل عام).
7. يجب أن تكون تواريخ سداد الفواتير والمستندات المقدمة سابقة على تاريخ استعاضة أو تسوية العهدة.
8. يتم جرد العهدة في مواعيد غير معلنة مسبقاً، بحد أدنى مرة شهرياً.
9. يجب التأمين على أصحاب العهد المستديمة ضد خيانة الأمانة.

2. العهد المؤقتة

العهدة المؤقتة هي مبلغ يصرف لغرض محدد وتنتهي بانتهاء هذا الغرض، مثل مصروفات سفر أو مأمورية معينة أو شراء مستلزمات محددة.

إجراءات إدارة العهدة المؤقتة:

1. يتم صرف العهدة بناءً على طلب الإدارة المختصة وبترخيص من المدير المالي.
2. يجب تسوية العهدة فور انتهاء الغرض الذي صرفت من أجله.
3. في حالة تأخر تقديم حساب العهدة لمدة تزيد عن أسبوع، يجب تقديم مبررات للتأخير.
4. يحدد المدير المالي المدة اللازمة لتقديم المستندات، وتتخذ الإجراءات اللازمة في حالة التأخر عن هذه المدة.
5. يتم الاحتفاظ بسجل خاص لجميع العهد المؤقتة والمستديمة مع البيانات التفصيلية اللازمة.

أهمية العهد النقدية في شركات المقاولات

تكمن أهمية العهد النقدية في شركات المقاولات في:

1. توفير المرونة المالية: تمكن العهد النقدية من إجراء المدفوعات العاجلة والطارئة دون الحاجة للرجوع إلى المركز الرئيسي للشركة.
2. تسهيل العمليات اليومية: تساعد في تسيير العمليات اليومية في مواقع العمل المختلفة بسلاسة.
3. تقليل الإجراءات البيروقراطية: تختصر الوقت والجهد المطلوبين للحصول على الموافقات لكل مصروف صغير.
4. تلبية احتياجات المشاريع البعيدة: توفر السيولة النقدية اللازمة للمشاريع البعيدة عن المركز الرئيسي للشركة.

سياسات وإجراءات التعامل مع العهد النقدية

لضمان الإدارة الفعالة للعهد النقدية، يجب اتباع السياسات والإجراءات التالية:

سياسات عامة:

1. لا يجوز الموافقة على صرف أي عهدة نقدية إلا بعد التحقق من مشروعية صرفها وفقاً للائحة المالية للشركة.
2. يجب التأكد من عدم وجود عهد سابقة غير مسواة لنفس الشخص أو لنفس الغرض.
3. تلتزم الإدارة المالية بالمتابعة الدائمة لأرصدة العهد النقدية وتسويتها في المواعيد المحددة.
4. في حالة عدم تسوية العهدة في الموعد المحدد، يتم استقطاعها من أول مستحقات لصاحب العهدة.
5. لا يجوز صرف عهدة مؤقتة في الشهر الأخير من السنة المالية إلا إذا كان من المؤكد إنجاز العمل قبل نهاية السنة.
6. يتم صرف العهدة المستديمة في بداية السنة المالية ويجب اعتمادها من السلطة المختصة.
7. يجب تخفيض العهدة أو استعاضتها بالكامل إذا كانت راكدة لمدة تزيد عن شهر.
8. يجب إقفال العهد النقدية قبل نهاية كل شهر، وتسوية المصروفات في نفس الشهر الذي صرفت فيه.

إجراءات المحاسبة والتسجيل:

قيد تكوين العهدة:

عند صرف العهدة، يتم تسجيل القيد المحاسبي التالي:

• من حـ/ العهد (حسب نوعها ومستلمها)
• إلى حـ/ البنك أو الصندوق

قيد تسوية العهدة:

عند تسوية العهدة، يتم تسجيل القيد المحاسبي التالي:

• من حـ/ المصروفات المختلفة (حسب طبيعتها)
• إلى حـ/ العهد

مراجعة العهدة:

تتضمن مراجعة العهدة التحقق من:

• وجود المستندات المؤيدة لجميع المصروفات
• صحة التوقيعات والاعتمادات على المستندات
• مطابقة الرصيد الدفتري مع الرصيد الفعلي
• الالتزام بالحدود المقررة للصرف
• الالتزام بالأغراض المحددة للعهدة

الفرق بين العهد النقدية والسلف النقدية

على الرغم من التشابه الظاهري بين العهد والسلف النقدية، إلا أن هناك اختلافات جوهرية بينهما:

نماذج وشيتات إدارة العهد النقدية

لضمان الإدارة الفعالة للعهد النقدية، يمكن استخدام النماذج والشيتات التالية:

1. نموذج طلب صرف عهدة: يستخدم لطلب صرف عهدة جديدة، ويتضمن بيانات مقدم الطلب، قيمة العهدة، الغرض منها، والتوقيعات اللازمة.
2. سجل العهد: يستخدم لتسجيل جميع العهد المصروفة، ويتضمن بيانات أصحاب العهد، قيمة كل عهدة، تاريخ صرفها، والغرض منها.
3. نموذج استعاضة عهدة مستديمة: يستخدم لطلب استعاضة المبالغ المصروفة من العهدة المستديمة.
4. نموذج تسوية عهدة: يستخدم لتسوية العهدة، ويتضمن بيانات المصروفات والمستندات المؤيدة لها.
5. محضر جرد عهدة: يستخدم لتوثيق نتائج جرد العهدة، ويتضمن الرصيد الدفتري والفعلي وأي فروقات بينهما.